P.3 Hướng dẫn Quản lý dịch vụ cầm đồ, vay trả góp, vay tín chấp
(Thao tác quản lý dịch vụ cầm đồ, vay trả góp, vay tín chấp khá giống nhau, nên phần này chúng tôi hướng dẫn bạn quản lý dịch vụ cầm đồ, hai dịch vụ còn lại bạn làm tương tự)
Trên thanh điều hướng chính, bạn nhấn chọn danh mục Cầm đồ
4.1. Các nút chức năng chính
Thống kê: Mở trang thống kê, hiển thị các số liệu quan trọng như tổng số hợp đồng, doanh thu, lợi nhuận, và các báo cáo liên quan đến dịch vụ cầm đồ.
Báo cáo : Truy cập vào các báo cáo chi tiết về hoạt động cầm đồ, giúp người dùng nắm bắt tình hình kinh doanh.
Thông báo: Hiển thị thông báo về các hợp đồng sắp hết hạn, nhắc nhở đóng lãi, hoặc các thông báo hệ thống khác.
Thêm: Nút này cho phép người dùng tạo mới một hợp đồng cầm đồ.
4.2. Bộ lọc và tìm kiếm
Tình trạng hợp đồng: Cho phép lọc hợp đồng theo trạng thái, ví dụ như tất cả, đang hoạt động, đã tất toán, hoặc quá hạn, …
Lọc theo: Người dùng có thể chọn tiêu chí lọc, ví dụ như mã hợp đồng, khách hàng, tài sản.
Nội dung tìm kiếm: Ô tìm kiếm nhanh cho phép người dùng nhập từ khóa để tìm kiếm các hợp đồng cụ thể dựa trên mã hợp đồng, tên khách hàng, tài sản, v.v.
4.3. Bảng dữ liệu chính
- Mã HD: Hiển thị mã hợp đồng của từng hợp đồng cầm đồ.
- Khách hàng: Tên khách hàng liên quan đến hợp đồng.
- Tài sản: Thông tin về tài sản được cầm cố trong hợp đồng.
- Thời gian: Thời gian của hợp đồng, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Tổng tiền cầm: Tổng số tiền cầm được từ hợp đồng.
- Lãi suất: Mức lãi suất áp dụng cho hợp đồng.
- Tình trạng: Tình trạng hiện tại của hợp đồng (đang hoạt động, đã tất toán, quá hạn, v.v.).
*: Cột chứa các hành động như xem chi tiết, chỉnh sửa hoặc xóa hợp đồng.
4.4. Thêm hợp đồng
Để thêm mới hợp đồng bấm nút ‘Thêm’, giao diện thêm hợp xuất đồng hiện:
Trang tạo mới hợp đồng cầm đồ cho phép người dùng nhập thông tin chi tiết về hợp đồng cầm đồ, bao gồm thông tin khách hàng, tài sản cầm đồ, lãi suất và các thông tin thanh toán khác. Dưới đây là các bước chi tiết để thêm mới một hợp đồng cầm đồ.
4.4.1. Tab Thông tin chung
Nhập thông tin khách hàng
Khách hàng: Chọn khách hàng từ danh sách hoặc thêm mới khách hàng bằng cách nhấn vào biểu tượng "+".
Khi chọn khách hàng, phần mềm sẽ tự động điền các thông tin liên quan đến khách hàng nếu có.
Nhập thông tin cầm đồ
- Số tiền cầm: Nhập số tiền mà khách hàng cầm cố. Ví dụ: 1,000,000 VND.
- Lãi suất tính theo: Chọn chu kỳ tính lãi suất từ danh sách (Ngày, Tuần, Tháng,...).
- Lãi suất (%): Nhập tỷ lệ lãi suất mà khách hàng phải trả. Ví dụ: 5%.
- Số kỳ: Số lần thanh toán lãi mà khách hàng phải thực hiện trong khoảng thời gian đã thỏa thuận.
- Số ngày/kỳ: Nhập số ngày tương ứng với mỗi kỳ thanh toán lãi. Ví dụ: 30 ngày cho mỗi kỳ thanh toán lãi nếu kỳ hạn là tháng.
- Chọn hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán: Chọn phương thức thanh toán từ danh sách (Tiền mặt, Chuyển khoản,...).
- Nhập ngày cầm và ngày đến hạn
- Ngày cầm: Nhập hoặc chọn ngày mà hợp đồng bắt đầu hiệu lực (ví dụ: 06/09/2024).
- Đến ngày: Nhập hoặc chọn ngày mà hợp đồng sẽ hết hạn hoặc đến hạn tất toán (ví dụ: 07/09/2024).
Nhập thông tin tài sản cầm cố
- Tài sản cầm: Nhập thông tin về tài sản mà khách hàng cầm cố. Ví dụ: Xe máy.
Các thuộc tính của tài sản, ví dụ như:
- Hãng: Nhập hoặc chọn thương hiệu của tài sản. Ví dụ: HONDA.
- Loại: Nhập hoặc chọn loại của tài sản. Ví dụ: VISION.
- Biển số: Nhập biển số hoặc thông tin nhận dạng khác của tài sản. Ví dụ: 21554454.
Lưu hợp đồng: Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút Lưu hợp đồng để lưu lại thông tin hợp đồng vào hệ thống.
Lưu ý: nút Quay lại, Nếu muốn hủy bỏ hoặc không tiếp tục tạo hợp đồng, bạn có thể nhấn nút Quay lại ở góc trên cùng để trở về trang trước mà không lưu thông tin.
Sau khi lưu hợp đồng, các tab: tập tin đính kèm, Kỳ lãi, Phiếu thu chi tất toán
4.4.2. Tab "Tập tin đính kèm": Chức năng: Tab này cho phép bạn đính kèm các tài liệu liên quan đến hợp đồng cầm đồ, chẳng hạn như hình ảnh tài sản, giấy tờ liên quan hoặc bất kỳ tài liệu quan trọng nào.
Hướng dẫn:
Nhấp vào nút "Thêm ảnh" để tải lên hình ảnh hoặc tài liệu từ máy tính của bạn.
Bạn có thể đính kèm nhiều tập tin cùng một lúc.
4.4.3. Tab "Kỳ lãi"
Chức năng: Tab này hiển thị chi tiết các kỳ lãi của hợp đồng, bao gồm số tiền lãi, ngày thanh toán, và trạng thái thanh toán của từng kỳ lãi.
Hướng dẫn:
Tại đây, bạn có thể cập nhật thông tin về các khoản lãi mà khách hàng đã thanh toán hoặc chưa thanh toán.
Nhấn vào "Đóng lãi" để ghi nhận khoản lãi đã thanh toán.
Các phiếu đóng lãi sẽ được chuyển sang tab "Phiếu thu chi, tất toán" để quản lý
4.4.4. Tab "Phiếu thu chi, tất toán"
Chức năng: Tab này giúp bạn quản lý các phiếu thu, chi và tất toán liên quan đến hợp đồng. Bạn có thể xem lại các giao dịch đã thực hiện, hoặc thực hiện việc tất toán hợp đồng khi cần.
Hướng dẫn:
- Để sửa lại thông tin phiếu bạn Nhấn nút 
Tại đây bạn có thể sửa lại thông tin cho phiếu thu.
- Để xóa phiếu bạn Nhấn nút
- Để in phiếu thu chi bạn bấm nút
Nếu muốn kết thúc hợp đồng, bạn có thể sử dụng chức năng "Tất toán" để đóng hợp đồng.
4.4.5. Các nút chức năng
Trả lãi: Cho phép bạn ghi nhận số tiền lãi mà khách hàng thanh toán cho kỳ hạn hiện tại hoặc trả lãi trước hạn.
- Cầm thêm: Nếu khách hàng muốn cầm thêm tiền vay, bạn có thể sử dụng chức năng này để cập nhật.
- Trả trước: Cho phép khách hàng trả trước số tiền hoặc tất toán hợp đồng trước hạn.
- Chuộc đồ: Khi khách hàng muốn chuộc lại tài sản đã cầm, bạn có thể sử dụng chức năng này để hoàn tất quy trình và kết thúc hợp đồng.
- Bạn bấm vào nút 
- Thanh lý tài sản: Bạn có thể thực hiện thanh lý tài sản cho hợp đồng cầm cho khách hàng khác khi người cầm không đến chuộc hoặc thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng
- Sở hữu tài sản: bạn thể chuyển tài sản về quyền sở hữu của của cửa hàng khi các giấy tờ xác thực tài sản được hoàn thành.
- Chuyển hợp đồng sang chờ thanh lý: Bạn có thể chuyển hợp đồng sang chờ thanh lý khi khách hàng cầm không hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng.
- In hợp đồng: Để in hợp đồng khi khách hàng cầm đồ.
Hợp đồng có thể được tùy chỉnh theo từng cửa hàng
- Lịch sử giao dịch: để xem hoặc chiết xuất thông tin cho khách hàng đối chiếu trong quá trình giao dịch
- Xóa hợp đồng: nếu hợp đồng bị hủy hay bạn muốn xóa thì thực hiện xóa hợp đồng khỏi database.
- Tải lại: để khi có sự cố không đồng bộ, hay mạng bị chậm bạn có thể dùng chức năng này để đồng bộ.
4.5. Thống kê dịch vụ cầm đồ
Mục đích: Trang này được thiết kế để cung cấp một cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh cầm đồ của bạn trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông tin hiển thị: Trang hiển thị các số liệu thống kê quan trọng như số lượng hợp đồng, tổng tiền vốn, tiền lãi, tiền thu được,... giúp bạn dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Mở trang thống kê bằng cách bấm nút Thống kê
Thống kê hợp đồng:
Tổng số hợp đồng: Hiển thị tổng số hợp đồng cầm đồ được tạo trong đến nay mà cửa hàng đã giao dịch.
Số hợp đồng đang cầm: Hiển thị số hợp đồng đang còn hiệu lực, tức là khách hàng chưa đến chuộc đồ.
Số hợp đồng đã chuộc: Hiển thị số hợp đồng mà khách hàng đã đến chuộc đồ.
Số hợp đồng chờ thanh lý: Số hợp đồng đang ở trạng thái chờ thanh lý
Số hợp đồng thanh lý: Số hợp đồng đang ở trạng thái thanh lý.
Số hợp đồng sở hữu: Số hợp đồng đang ở trạng sở hữu.
Thống kê thu chi theo thời gian:
Chọn thời gian: Bạn có thể chọn khoảng thời gian muốn thống kê bằng cách click vào biểu tượng lịch và chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Các thông tin được thống kê:
- Chênh lệch thu - chi trong kỳ: Hiển thị sự chênh lệch giữa tổng số tiền thu được và tổng số tiền chi ra trong khoảng thời gian đã chọn.
- Tổng tiền vốn đã chỉ: Hiển thị tổng số tiền vốn đã được cầm cố.
- Tổng tiền đã thu: Hiển thị tổng số tiền thu được từ các hoạt động cầm đồ, bao gồm tiền lãi, tiền chuộc,...
- Các số liệu khác: Tiền vốn, tiền cầm thêm, tiền lãi, tiền chuộc, tiền trả trước, tiền thanh lý, tiền phạt trả trước,...
4.6. Báo cáo dịch vụ cầm đồ
Mục đích: Trang này giúp bạn tổng hợp và xem xét thông tin chi tiết về các hợp đồng cầm đồ đã thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Nhờ đó, bạn có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, theo dõi tình hình thu hồi nợ và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Thông tin hiển thị: Trang hiển thị đầy đủ các thông tin liên quan đến từng hợp đồng, bao gồm: số hiệu hợp đồng, thông tin khách hàng, tài sản cầm cố, ngày cầm, ngày đến hạn, lãi suất, tiền vốn, tiền lãi, tiền đã thu, tiền đã chi, thu chi và tình trạng hợp đồng.
Lọc dữ liệu:
Lọc theo hợp đồng: Bạn có thể lọc theo tất cả hợp đồng, hợp đồng đang diễn ra, hợp đồng đã thanh lý,...
Lọc theo tài sản: Lọc theo loại tài sản cầm cố (ví dụ: xe máy, điện thoại,...)
Lọc theo khách hàng: Lọc theo tên khách hàng hoặc mã khách hàng.
Chọn thời gian: Chọn khoảng thời gian muốn xem báo cáo (ví dụ: từ ngày 01/01/2024 đến ngày 06/09/2024).
Xem báo cáo: Sau khi lọc dữ liệu, bạn sẽ thấy bảng báo cáo chi tiết các hợp đồng.
Số TT: Số thứ tự của hợp đồng.
Số HĐ: Số hiệu hợp đồng.
Khách hàng: Tên hoặc mã khách hàng.
Mặt hàng: Loại tài sản cầm cố.
Ngày cầm: Ngày khách hàng mang tài sản đến cầm cố.
Đến ngày: Ngày hợp đồng kết thúc.
Lãi suất: Mức lãi suất áp dụng cho hợp đồng.
Tiền vốn: Số tiền khách hàng vay.
Tiền lãi: Số tiền lãi phải trả.
Tiền đã chi: Số tiền đã chi ra cho hợp đồng (ví dụ: phí thẩm định).
Tiền đã thu: Số tiền đã thu được từ hợp đồng.
Thu - chi: Số tiền chênh lệch giữa thu và chi.
Tình trạng: Trạng thái hiện tại của hợp đồng (đang cầm, đã thanh lý,...)
Xuất báo cáo: Phần mềm sẽ cung cấp chức năng xuất báo cáo ra file PDF, hoặc copy dán ra Excel hoặc Word để bạn có thể in ấn hoặc lưu trữ.
4.7. Thông báo dịch vụ cầm đồ
Mục đích: Trang này được thiết kế để giúp bạn theo dõi các hợp đồng cầm đồ sắp đến hạn thanh toán. Nhờ đó, bạn có thể chủ động liên hệ với khách hàng để nhắc nhở thanh toán, tránh trường hợp khách hàng quên hoặc chậm trễ.
Thông tin hiển thị: Trang hiển thị danh sách các hợp đồng sắp hết hạn, bao gồm các thông tin chi tiết như số hiệu hợp đồng, thông tin khách hàng, tài sản cầm cố, ngày đến hạn, số tiền phải trả,...
Lọc dữ liệu:
Lọc theo khách hàng: Bạn có thể lọc theo tất cả khách hàng hoặc chọn một khách hàng cụ thể để xem thông tin hợp đồng.
Xem báo cáo:
Sau khi lọc dữ liệu, bạn sẽ thấy bảng báo cáo chi tiết các hợp đồng sắp hết hạn.
Số TT: Số thứ tự của hợp đồng.
Số HĐ: Số hiệu hợp đồng.
Khách hàng: Tên hoặc mã khách hàng.
Mặt hàng: Loại tài sản cầm cố.
Ngày cầm: Ngày khách hàng mang tài sản đến cầm cố.
Đến ngày: Ngày hợp đồng kết thúc.
Lãi suất: Mức lãi suất áp dụng cho hợp đồng.
Tiền vốn: Số tiền khách hàng vay.
Tiền lãi: Số tiền lãi phải trả.
Tiền đã chi: Số tiền đã chi ra cho hợp đồng (ví dụ: phí thẩm định).
Tiền đã thu: Số tiền đã thu được từ hợp đồng.
Thu - chi: Số tiền chênh lệch giữa thu và chi.
Tình trạng: Trạng thái hiện tại của hợp đồng (đang cầm, đã thanh lý,...). Trong trường hợp này, thường là "DANG VAY" vì hợp đồng sắp hết hạn.
Xuất báo cáo: Phần mềm sẽ cung cấp chức năng xuất báo cáo ra file PDF, hoặc copy dán ra Excel hoặc Word để bạn có thể in ấn hoặc lưu trữ.